Faktury uproszczone i paragony – czy podlegają pod KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza rewolucję w sposobie wystawiania i przesyłania faktur w Polsce. Od połowy 2026 roku stanie się obowiązkowy dla czynnych podatników VAT, a w kolejnych miesiącach obejmie pozostałych przedsiębiorców. Jednym z najczęściej zadawanych pytań pozostaje kwestia faktur uproszczonych, które często są utożsamiane z paragonami fiskalnymi z NIP-em. W tym artykule analizujemy, jak przepisy traktują faktury uproszczone w kontekście KSeF i jakie zmiany czekają firmy w 2026 roku.

Czym jest faktura uproszczona

Faktura uproszczona to szczególny rodzaj faktury, który zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT można wystawić, gdy wartość transakcji nie przekracza 450 zł brutto (lub 100 euro). Zawiera mniej danych niż zwykła faktura – przede wszystkim nie musi zawierać pełnych danych nabywcy, wystarczy jego NIP, data wystawienia, kwota należności oraz stawka i wartość podatku.

Z praktycznego punktu widzenia, paragon fiskalny z numerem NIP nabywcy do kwoty 450 zł stanowi fakturę uproszczoną. To oznacza, że wielu przedsiębiorców od lat wystawia takie dokumenty bez konieczności sporządzania odrębnej faktury.

Paragon z NIP-em jako faktura uproszczona

Od stycznia 2020 roku obowiązuje zasada, że jeśli paragon zawiera NIP nabywcy i wartość transakcji nie przekracza 450 zł, uznaje się go automatycznie za fakturę uproszczoną. Oznacza to, że nie trzeba wystawiać dodatkowej faktury – paragon sam w sobie pełni tę rolę.

W praktyce ten model zadziałał dobrze w handlu detalicznym i gastronomii, gdzie wiele transakcji mieści się w tym limicie. Jednak pojawienie się KSeF wymusza ponowne przyjrzenie się, czy taki paragon nadal będzie uznawany za fakturę, jeśli nie jest przesyłany do systemu.

Czy faktury uproszczone trafią do KSeF

Ministerstwo Finansów jednoznacznie wskazało, że faktury uproszczone nie będą podlegały obowiązkowemu przesyłaniu do KSeF. Oznacza to, że paragon z NIP-em do kwoty 450 zł pozostanie poza systemem KSeF, nawet po jego pełnym wdrożeniu w 2026 roku.

Taka decyzja wynika z charakteru uproszczonych faktur – są one generowane masowo i często dotyczą drobnych transakcji. Obowiązek ich raportowania do KSeF sparaliżowałby obsługę sprzedaży w punktach detalicznych i kasach samoobsługowych.

Ministerstwo potwierdziło również, że faktury uproszczone nadal będą raportowane w sposób pośredni – poprzez dane z kas fiskalnych online, które trafiają do Centralnego Repozytorium Kas (CRK).

Co z uproszczoną fakturą wystawioną elektronicznie

Inaczej wygląda sytuacja, gdy przedsiębiorca sam wystawia fakturę uproszczoną w systemie elektronicznym, a nie w postaci paragonu. Jeżeli dokument ma strukturę faktury elektronicznej FA_VAT i jest wystawiony przez system finansowo-księgowy, może on zostać przesłany do KSeF – ale nie ma takiego obowiązku.

Podatnik może więc zdecydować, czy fakturę uproszczoną do 450 zł chce wysłać do KSeF (np. w celu pełnej ewidencji w systemie ERP), czy pozostawić ją w standardowym obiegu. W przypadku integracji systemów, takich jak Mizzox, przesłanie takich faktur do KSeF może być korzystne, ponieważ ułatwia automatyczne księgowanie i raportowanie sprzedaży.

Jak rozróżnić paragon a fakturę uproszczoną

Warto rozróżnić dwa przypadki:

• Paragon z NIP-em do 450 zł – to faktura uproszczona, nieprzesyłana do KSeF.
• Faktura uproszczona wystawiona elektronicznie (np. w Mizzox) – może być przesłana do KSeF dobrowolnie.

W pierwszym przypadku dokument jest rejestrowany w CRK, w drugim – w KSeF. Oba rozwiązania są zgodne z prawem, jednak różnią się sposobem przechowywania i udostępniania danych.

Co to oznacza dla przedsiębiorców po wprowadzeniu KSeF

W praktyce firmy powinny przygotować się na równoległe funkcjonowanie dwóch systemów:

Kasy fiskalne nadal będą generować paragony i faktury uproszczone (dla sprzedaży detalicznej), a system KSeF obsłuży faktury pełne i faktury do paragonów.

Oznacza to, że nie każda transakcja sprzedaży będzie musiała trafić do KSeF. W obiegu pozostaną miliony faktur uproszczonych rejestrowanych wyłącznie w CRK. Przedsiębiorcy powinni więc zachować spójność danych między kasą a systemem księgowym, aby uniknąć rozbieżności w raportach VAT.

Jak KSeF rozpoznaje faktury uproszczone

W strukturze FA_VAT nie przewidziano osobnego pola dla faktury uproszczonej, ponieważ system nie jest przeznaczony do obsługi paragonów z NIP-em. Gdyby jednak podatnik zdecydował się przesłać uproszczoną fakturę do KSeF, musiałby wypełnić wszystkie obowiązkowe pola struktury FA_VAT, w tym dane identyfikujące sprzedawcę, nabywcę, numer, kwotę i stawkę VAT.

W praktyce takie faktury nie są „uproszczone” w sensie technicznym – to po prostu faktury standardowe z niską wartością transakcji. Dlatego większość firm detalicznych nie będzie korzystać z tej możliwości.

Paragon z NIP-em a faktura w KSeF – czy można wystawić drugą

Częsty błąd przedsiębiorców polega na tym, że wystawiają fakturę w KSeF do paragonu, który sam w sobie był fakturą uproszczoną. To niedozwolone. Wystawienie drugiej faktury do faktury uproszczonej powoduje duplikację dokumentu i może skutkować karą z art. 106h ustawy o VAT.

Zasada jest prosta: jeżeli paragon zawiera NIP i kwota jest do 450 zł – to już faktura. Nie wystawia się drugiej faktury. W przypadku wyższej kwoty lub braku NIP-u można wystawić odrębną fakturę (już w KSeF), ale nie do faktury uproszczonej.

Jak przechowywać faktury uproszczone po wejściu KSeF

Faktury uproszczone, jako dokumenty fiskalne, są przechowywane w pamięci kasy fiskalnej online oraz w systemie CRK. Podatnik nie ma obowiązku ich przechowywania w formie elektronicznej w KSeF. Może jednak archiwizować je w systemie księgowym, aby zapewnić kompletność danych i łatwość kontroli.

Dla księgowych i biur rachunkowych to ważna informacja – dane o fakturach uproszczonych nie będą dostępne w KSeF, więc nadal trzeba będzie korzystać z raportów z kas fiskalnych i zestawień miesięcznych.

Co z e-paragonami

Coraz popularniejsze stają się e-paragony, czyli elektroniczne odpowiedniki paragonów fiskalnych przesyłane klientowi np. e-mailem lub SMS-em. E-paragon może zawierać NIP i spełniać warunki faktury uproszczonej, jednak nadal nie będzie przesyłany do KSeF. Zasady te są analogiczne – to dokument z CRK, nie z KSeF.

Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że w przyszłości rozważy integrację e-paragonów z KSeF, ale na dzień dzisiejszy (listopad 2025) nie ma takich planów legislacyjnych.

Jak przygotować systemy sprzedażowe na rozróżnienie dokumentów

Wdrożenie KSeF wymaga, by przedsiębiorcy mieli pełną kontrolę nad tym, które dokumenty trafiają do KSeF, a które nie. System sprzedażowy lub ERP powinien automatycznie rozpoznawać rodzaj dokumentu na podstawie jego wartości i danych nabywcy.

W Mizzox rozwiązano to w sposób automatyczny – aplikacja identyfikuje, czy dany dokument spełnia warunki faktury uproszczonej, czy wymaga przesłania do KSeF. W przypadku paragonu z NIP-em do 450 zł program oznacza go jako fakturę uproszczoną i archiwizuje w repozytorium, bez wysyłki do KSeF. Jeśli kwota przekracza limit, dokument zostaje przekształcony w fakturę FA_VAT i przesłany do KSeF w czasie rzeczywistym.

Praktyczny przykład – sprzedaż detaliczna a KSeF

Wyobraźmy sobie przedsiębiorcę prowadzącego sklep internetowy z akcesoriami biurowymi. Codziennie realizuje setki zamówień o wartości kilkudziesięciu złotych. Klienci podają NIP, więc paragony te stają się fakturami uproszczonymi. System Mizzox automatycznie klasyfikuje je jako takie i archiwizuje, nie wysyłając do KSeF.

Jeśli natomiast pojawi się klient z zamówieniem na 1200 zł, program rozpozna, że przekroczony został limit 450 zł i wystawi już pełną fakturę FA_VAT – przesyłając ją do KSeF. Dzięki temu przedsiębiorca zachowuje pełną zgodność z przepisami i unika błędów w klasyfikacji dokumentów.

Podsumowanie

Faktury uproszczone, czyli paragony z NIP-em do kwoty 450 zł, nie podlegają obowiązkowi wysyłki do KSeF. Pozostaną one w obiegu fiskalnym i będą raportowane wyłącznie przez CRK. KSeF obejmie natomiast wszystkie faktury pełne, w tym wystawiane do paragonów przekraczających 450 zł lub bez NIP-u.

W praktyce oznacza to, że od 2026 roku przedsiębiorcy będą funkcjonować w środowisku dwóch równoległych rejestrów: fiskalnego (CRK) i fakturowego (KSeF). Odpowiednie oprogramowanie – takie jak Mizzox – pozwala zachować między nimi spójność, automatyzując proces rozpoznania, klasyfikacji i archiwizacji dokumentów.

Zrozumienie różnicy między paragonem z NIP-em a fakturą w KSeF to dziś jeden z kluczowych elementów przygotowania firmy do nadchodzącej rewolucji e-fakturowania.