Faktura wystawiona poza KSeF – kiedy jest ważna?

Choć obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie powszechnie w 2026 roku (dla większości podatników), istnieją określone sytuacje, w których faktura może być wystawiona poza systemem i nadal być uznawana za ważną.

Kiedy faktura poza KSeF jest ważna:

1. Awaria systemu KSeF (tryb offline)
   W przypadku awarii technicznej po stronie Ministerstwa Finansów lub problemów z dostępem do Internetu – możliwe jest wystawienie faktury poza KSeF, ale musi ona zostać wprowadzona do systemu niezwłocznie po ustaniu przeszkody.
   
2. Faktury dla nierezydentów
   W przypadku kontrahentów zagranicznych (bez siedziby w Polsce), wystawienie faktury poza KSeF może być dopuszczalne – szczególnie w okresie przejściowym lub przy braku ich integracji z systemem.
   
3. Okresy przejściowe i zwolnienia ustawowe
   W okresie wdrażania obowiązkowego KSeF przewidziane są wyjątki – np. dla podatników zwolnionych z VAT, małych firm czy branż objętych specjalnym reżimem prawnym.
   
4. Faktury poza systemem na żądanie organu
   W określonych przypadkach fiskus może dopuści wystawienie faktur w formie papierowej lub PDF – np. w toku kontroli lub postępowań dowodowych.
   

Ważne: Faktura wystawiona poza KSeF, mimo że może być ważna w określonych sytuacjach, nie korzysta z domniemania autentyczności i integralności, które daje rejestracja w systemie.