E-faktura w KSeF vs faktura papierowa i elektroniczna

Wraz z wdrożeniem KSeF zmienia się nie tylko sposób przesyłania faktur, ale również ich formuła prawna, techniczna i funkcjonalna. Tradycyjne formy – faktury papierowe oraz elektroniczne w postaci plików PDF – funkcjonowały przez lata jako podstawowe nośniki informacji o sprzedaży. Jednak ich stosowanie wiązało się z wieloma ograniczeniami, w tym trudnościami w przesyłaniu, przechowywaniu oraz weryfikacji poprawności danych.

E-faktura w KSeF to dokument ustrukturyzowany, zapisany w formacie XML zgodnym z określonym przez Ministerstwo Finansów schematem FA(2). W odróżnieniu od faktury w PDF czy papierowej, nie jest on dowolnie przygotowanym dokumentem, lecz zawiera dane w sposób jednoznacznie zdefiniowany, możliwy do automatycznego przetwarzania przez systemy księgowe.

Różnice obejmują również sposób przekazywania faktur. Tradycyjna faktura trafia do kontrahenta pocztą, e-mailem lub za pomocą innego, indywidualnie ustalonego kanału. E-faktura trafia natomiast do KSeF, który następnie udostępnia ją kontrahentowi. Co istotne, za moment „otrzymania” uznaje się datę przyjęcia faktury przez system – nie przez odbiorcę, co ma istotne skutki podatkowe i formalne (np. przy ustalaniu terminu odliczenia VAT).

E-faktura w KSeF zapewnia także znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa. Każda faktura otrzymuje unikalny identyfikator i jest przechowywana centralnie przez okres 10 lat, co eliminuje ryzyko zgubienia dokumentu lub manipulacji jego treścią. System automatycznie weryfikuje zgodność faktury ze schematem logicznym, co zapobiega technicznym błędom i ułatwia księgowanie.