Dostęp audytorów zewnętrznych do KSeF w trybie tylko do odczytu — zasady i ograniczenia

W sytuacji, gdy firma przechodzi kontrolę podatkową, audyt wewnętrzny lub korzysta z usług zewnętrznego audytora, często pojawia się potrzeba udostępnienia dokumentów z KSeF bez przyznawania pełnych uprawnień do operacji na systemie. KSeF umożliwia udzielenie dostępu tylko do odczytu, co pozwala na bezpieczne przeglądanie faktur bez możliwości ich modyfikacji, wystawiania ani anulowania.

Sposób nadania dostępu

Dostęp tylko do odczytu można nadać:

• przez Aplikację Podatnika KSeF – wybierając odpowiedni zakres uprawnień,
  
• przez API – generując token z ograniczonym zakresem działania,
  
• poprzez uprawnienie delegowane — jeśli firma korzysta z usług np. biura rachunkowego lub firmy doradczej, możliwe jest przypisanie uprawnień tylko do wglądu.
  

Udostępnienie odbywa się na podstawie identyfikatora podatkowego (NIP, PESEL lub numer identyfikacyjny osoby fizycznej) i wymaga podpisania zgody przez osobę uprawnioną (np. właściciela firmy lub pełnomocnika).

Zakres możliwości audytora

Uprawnienia tylko do odczytu obejmują:

• pobieranie wystawionych i otrzymanych faktur,
  
• przegląd historii przesyłek i statusów dokumentów,
  
• weryfikację powiązań między fakturami (np. korekty),
  
• brak możliwości wprowadzania jakichkolwiek zmian.
  

Audytor zewnętrzny nie może jednak:

• wystawiać dokumentów,
  
• cofać dokumentów,
  
• zarządzać uprawnieniami innych użytkowników.
  

Ograniczenia i bezpieczeństwo

Dostęp taki powinien być czasowy i dokładnie ewidencjonowany. Po zakończeniu audytu dostęp należy odebrać, a token dezaktywować. Dobrą praktyką jest podpisanie umowy lub klauzuli o zachowaniu poufności danych (NDA) z audytorem, by zabezpieczyć interesy firmy.

Należy również pamiętać, że zgodnie z przepisami, KSeF nie przechowuje dokumentów w formacie „dla człowieka” – audytorzy najczęściej pobierają pliki XML i przetwarzają je we własnym narzędziu (np. Excel, ERP lub aplikacje typu e-Sprawozdania).