Co to jest biała lista podatników VAT i jak jej używać w praktyce?

Biała lista podatników VAT to oficjalny rejestr prowadzony przez Ministerstwo Finansów, który zawiera dane firm zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni. Została wprowadzona w 2019 roku jako narzędzie do zwiększenia przejrzystości obrotu gospodarczego i ograniczenia wyłudzeń podatkowych.

W rejestrze znajdziesz m.in.:

• nazwę firmy i NIP,
• status VAT (czynny, zwolniony, wykreślony, przywrócony),
• numer konta bankowego zgłoszony do urzędu skarbowego,
• dane rejestracyjne CEIDG/KRS.

Dla przedsiębiorców biała lista ma kluczowe znaczenie podczas realizacji przelewów za faktury. Jeśli zapłacisz kontrahentowi kwotę powyżej 15 000 zł na rachunek spoza białej listy, nie będziesz mógł zaliczyć tej płatności do kosztów uzyskania przychodu. Dodatkowo — możesz odpowiadać solidarnie za nieodprowadzony przez niego VAT.

Aby sprawdzić kontrahenta, wystarczy wejść na stronę https://www.podatki.gov.pl/ i skorzystać z wyszukiwarki „biała lista”. Można wpisać NIP, REGON, nazwę firmy lub numer konta, aby zweryfikować dane na konkretny dzień. Można też pobrać potwierdzenie w PDF jako dowód staranności podatkowej.

W praktyce najlepiej zintegrować sprawdzanie białej listy z systemem księgowym lub korzystać z aplikacji bankowych, które często automatycznie weryfikują numer konta odbiorcy. Pamiętaj, że każdy nowy kontrahent powinien zostać sprawdzony, a przy dłuższej współpracy – kontrola powinna być cykliczna.

To ważne narzędzie ochrony przedsiębiorcy — pozwala nie tylko unikać kar, ale też budować zaufanie do kontrahentów i unikać ryzykownych współprac.