5 najczęstszych błędów w zarządzaniu projektami w MŚP

Dlaczego zarządzanie projektami jest kluczowe w małych i średnich firmach?

Małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) coraz częściej realizują projekty – od wdrożeń nowych produktów, przez kampanie marketingowe, aż po digitalizację procesów. W praktyce to właśnie projekty decydują o rozwoju firmy, jej innowacyjności i konkurencyjności.

Problem w tym, że wiele firm wciąż podchodzi do zarządzania projektami w sposób intuicyjny, bez jasno określonych procesów, narzędzi i standardów. Skutkuje to opóźnieniami, przekroczeniem budżetów, a czasem nawet całkowitym niepowodzeniem projektu.

Warto więc przyjrzeć się najczęstszym błędom, które popełniają przedsiębiorcy i menedżerowie w sektorze MŚP – i zastanowić się, jak ich unikać.

1. Brak jasno określonych celów projektu

Najczęściej spotykanym błędem jest rozpoczynanie projektu bez precyzyjnie zdefiniowanych celów. „Zróbmy nową stronę internetową” albo „wdrożymy system CRM” to za mało. Jeśli nie wiadomo, jakie rezultaty mają zostać osiągnięte, trudno mówić o sukcesie projektu.

Przykład:

Firma decyduje się na wdrożenie CRM, ale nie określa, czy celem jest zwiększenie sprzedaży, poprawa obsługi klienta czy może usprawnienie raportowania. Efekt? Po pół roku system jest wdrożony, ale pracownicy korzystają z niego tylko częściowo, a zarząd nie widzi realnych rezultatów.

Rozwiązanie:

Każdy projekt powinien mieć jasno określony cel w modelu SMART (konkretny, mierzalny, osiągalny, istotny, określony w czasie).

2. Brak harmonogramu i kontroli nad czasem

W MŚP projekty często realizuje się „po godzinach”, równolegle z innymi obowiązkami. Brak szczegółowego harmonogramu sprawia, że zadania się przeciągają, a kluczowe terminy są przekładane.

Przykład:

Firma planuje uruchomić sklep internetowy w ciągu 3 miesięcy. Nie ma jednak rozpisanego harmonogramu, a poszczególne osoby wykonują zadania, kiedy mają czas. Ostatecznie projekt przeciąga się do 8 miesięcy, a konkurencja zdążyła wejść na rynek wcześniej.

Rozwiązanie:

Harmonogram nie musi być skomplikowany. Wystarczy proste narzędzie, które pokazuje kolejność zadań i terminy ich realizacji. Platformy typu Mizzox pozwalają tworzyć przejrzyste tablice projektowe i przypisywać zadania członkom zespołu, a także monitorować postępy w czasie rzeczywistym.

3. Niedoszacowanie kosztów i brak kontroli budżetu

Kolejnym błędem jest rozpoczynanie projektu bez dokładnego oszacowania kosztów lub monitorowania wydatków w trakcie realizacji. W MŚP budżety są ograniczone, więc każda nadwyżka może mocno zachwiać płynnością finansową.

Przykład:

Mała firma produkcyjna planuje modernizację linii produkcyjnej. Zakłada, że projekt pochłonie 200 tys. zł. W trakcie realizacji okazuje się, że dodatkowe koszty wyniosą kolejne 100 tys. zł – na które nie było zabezpieczenia. Firma musi wziąć kredyt, co zwiększa koszty obsługi finansowej i ogranicza dalsze inwestycje.

Rozwiązanie:

Nawet w niewielkich projektach warto przygotować kosztorys z marginesem bezpieczeństwa (np. 10–15%). Konieczna jest też bieżąca kontrola wydatków – najlepiej w systemie, który integruje projekty z finansami, np. poprzez automatyczne przypisywanie kosztów do konkretnych zadań.

4. Brak komunikacji w zespole

W MŚP projekty często realizowane są w małych zespołach, w których komunikacja wydaje się oczywista. W praktyce okazuje się jednak, że brak jasnych zasad wymiany informacji prowadzi do chaosu i błędów.

Przykład:

Zespół marketingowy przygotowuje kampanię reklamową. Grafik nie wiedział, że klient oczekuje zmiany hasła przewodniego, bo informacja została wysłana tylko do jednej osoby. Efekt? Strata kilku dni pracy i opóźnienie w kampanii.

Rozwiązanie:

Warto korzystać z narzędzi do komunikacji i zarządzania zadaniami. W systemie Mizzox można tworzyć czaty powiązane z projektami, przypisywać zadania konkretnym osobom i archiwizować ustalenia, aby nic nie umknęło.

5. Brak analizy po zakończeniu projektu

Wiele firm kończy projekt i natychmiast przechodzi do kolejnego. Brakuje czasu na analizę tego, co poszło dobrze, a co można było zrobić lepiej. To duży błąd – bez refleksji trudno mówić o rozwoju kompetencji projektowych.

Przykład:

Agencja reklamowa realizuje kilkanaście projektów rocznie. Każdy kończy się oddaniem kampanii, ale nie ma podsumowania, czy projekt zmieścił się w budżecie, ile godzin faktycznie pochłonął i jakie były reakcje klientów. Efekt? Te same błędy powtarzają się w kolejnych realizacjach.

Rozwiązanie:

Po każdym projekcie warto przeprowadzić krótką analizę (tzw. lessons learned). Wystarczy spotkanie zespołu i zapisanie kilku wniosków. W dłuższej perspektywie pozwala to zwiększać efektywność i uniknąć kosztownych pomyłek.

Jak unikać błędów w zarządzaniu projektami w MŚP?

Zarządzanie projektami w MŚP nie musi być skomplikowane. Kluczowe jest wprowadzenie prostych, ale konsekwentnych zasad:

• zawsze określaj cele projektu i mierniki sukcesu,
• twórz harmonogramy i przypisuj odpowiedzialności,
• kontroluj budżet i monitoruj wydatki,
• dbaj o komunikację w zespole,
• analizuj wyniki i wyciągaj wnioski.

Wdrożenie cyfrowych narzędzi, takich jak Mizzox, może znacznie ułatwić ten proces – dzięki integracji zarządzania projektami, finansami, dokumentami i komunikacją w jednym miejscu.

Podsumowanie

Pięć najczęstszych błędów w zarządzaniu projektami w MŚP to: brak jasno określonych celów, brak harmonogramu, niedoszacowanie kosztów, słaba komunikacja i brak analizy po zakończeniu projektu. Choć wydają się proste, to właśnie one generują największe straty – zarówno finansowe, jak i organizacyjne.

Unikanie tych błędów i wdrażanie dobrych praktyk pozwala firmom działać szybciej, taniej i efektywniej. W 2026 roku, gdy koszty prowadzenia działalności rosną, umiejętne zarządzanie projektami staje się jednym z kluczowych elementów przewagi konkurencyjnej.