W skrócie:
- Nota obciążeniowa (księgowa) dokumentuje rozliczenia POZA VAT: kary umowne, rekompensatę 40/70/100 €, odszkodowania, zwroty kosztów — tam, gdzie faktura nie przysługuje
- Nota odsetkowa to jej wyspecjalizowana odmiana wyłącznie dla odsetek za opóźnienie
- Elementy: numer i data, dane stron, podstawa obciążenia (umowa/przepis), kwota, termin zapłaty, rachunek
- Nota nie zawiera VAT — u wystawcy i odbiorcy rozliczana jest wynikowo w podatku dochodowym zgodnie z charakterem należności
Nota obciążeniowa (zwana też księgową) to dokument, którym obciążasz kontrahenta należnością niepodlegającą VAT — czyli taką, której nie wolno ująć na fakturze. Kara umowna, rekompensata za koszty odzyskiwania należności, odszkodowanie, zwrot kosztów — wszystkie żyją właśnie na notach. To cichy, ale ważny dokument windykacji: bez niego „należą mi się 40 €” pozostaje deklaracją, z nim — staje się pozycją w rozrachunkach z terminem zapłaty.
Nota obciążeniowa vs faktura vs nota odsetkowa
Faktura dokumentuje sprzedaż towaru lub usługi — czynność opodatkowaną VAT. Nota obciążeniowa dokumentuje należności poza systemem VAT: kary, rekompensaty, odszkodowania (nie ma tu „sprzedaży”, więc nie ma faktury ani stawki podatku). Nota odsetkowa to podtyp noty obciążeniowej wyspecjalizowany w jednym: odsetkach za opóźnienie, zwykle z tabelą wyliczeń (kwota, liczba dni, stawka). W praktyce: za spóźnioną płatność możesz wystawić notę odsetkową (odsetki) i notę obciążeniową (rekompensata 40 €) — albo jedną notę łączącą obie pozycje z wyraźnym rozbiciem.
Co musi zawierać nota (checklista)
- numer i data wystawienia, oznaczenie „nota obciążeniowa”,
- dane wystawcy i obciążanego (nazwy, adresy, NIP),
- podstawa obciążenia — konkret: „kara umowna z § 7 umowy z dnia…”, „rekompensata za koszty odzyskiwania należności (art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom) do FV nr…”,
- kwota (przy rekompensacie: równowartość 40/70/100 € przeliczona wg kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności),
- termin zapłaty i numer rachunku, podpis wystawcy.
Rekompensata 40 € nalicza się sama — z notą włącznie.
Wystawiaj noty automatycznie →
Bez karty • Plan darmowy na zawsze • 16 500+ firm
Najczęstsze zastosowania w małej firmie
Rekompensata 40/70/100 € od każdej faktury zapłaconej po terminie w B2B — należy się z mocy ustawy, bez wezwania i bez wykazywania kosztów; nota czyni ją namacalną. Kary umowne — np. za zerwanie rezerwacji, opóźnienie niepieniężne, naruszenie zakazu konkurencji (pamiętaj: kara umowna nie może dotyczyć opóźnienia w zapłacie pieniędzy — od tego są odsetki). Odszkodowania i zwroty: uszkodzony sprzęt z wypożyczalni, koszty poniesione za kontrahenta. Obciążenia wewnątrzgrupowe niebędące sprzedażą. Notami rozlicza się też np. przeniesienie kaucji na zaległości.
Nota w windykacji: kolejność ma znaczenie
Dobra sekwencja przy zaległej fakturze: (1) przypomnienie, (2) ponaglenie z zapowiedzią naliczeń, (3) nota odsetkowa + nota z rekompensatą — dłużnik dostaje czarno na białym, że zwłoka kosztuje, (4) wezwanie do zapłaty obejmujące należność główną i kwoty z not, (5) e-sąd (kwoty z not dochodzisz w tym samym pozwie). Wystawiona nota porządkuje też Twoje księgi: rekompensata i kary stają się przypisaną należnością, a nie „może kiedyś doliczymy”.
Najczęstsze pytania
Czy odbiorca musi „zaakceptować” notę, żeby była ważna?
Nota nie wymaga akceptacji jak korekta — dokumentuje należność istniejącą z umowy lub ustawy. Kontrahent może ją kwestionować merytorycznie i wtedy spór dotyczy podstawy (kary/rekompensaty), nie samego dokumentu.
Jak księgowo ująć rekompensatę z noty?
U wierzyciela to przychód (w praktyce rozpoznawany zapłacony/otrzymany — szczegół potwierdź z księgową dla swojej formy opodatkowania), u dłużnika co do zasady nie jest kosztem uzyskania przychodu. VAT nie występuje po żadnej stronie.
Czy notę można wystawić do faktury już zapłaconej po terminie?
Tak — rekompensata i odsetki należą się za sam fakt opóźnienia; wystaw noty za okres zwłoki, granicą jest przedawnienie.
Klient odsyła notę „bo się nie zgadza”.
Odesłanie dokumentu nie uchyla należności. Podtrzymaj notę pisemnie z podstawą, a kwotę włącz do wezwania do zapłaty.
Podsumowanie
Nota obciążeniowa to rachunek za to, czego nie wolno zafakturować: kary, rekompensaty, odszkodowania. Wystawiana konsekwentnie — najlepiej automatycznie do każdej przeterminowanej faktury — zamienia ustawowe uprawnienia w realne pozycje do zapłaty.
Materiał informacyjny — nie stanowi porady prawnej. Podstawy: ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom (art. 10), art. 483 KC, ustawa o rachunkowości (isap.sejm.gov.pl).