KSeF a leasing – dlaczego mali przedsiębiorcy muszą być gotowi wcześniej, niż wynika to z przepisów

W teorii wszystko jest proste. Harmonogram, progi, daty, komunikaty. Jedni „wchodzą” do KSeF wcześniej, inni później. Przedsiębiorca słyszy, że skoro jest mały, to jeszcze ma czas. Może poczekać. Może się przygotować spokojnie. Może odłożyć temat na później.

Problem polega na tym, że leasing nie zna tej teorii.

Leasing działa w rzeczywistości, w której po jednej stronie stoi duży, scentralizowany podmiot finansowy, a po drugiej mikro- albo mały przedsiębiorca. I w momencie, w którym leasingodawca wchodzi w KSeF, cała relacja zostaje wciągnięta do systemu – niezależnie od tego, czy druga strona jest na to gotowa, czy nie.

Leasingodawca nie „pyta”, czy możesz już korzystać z KSeF

Firmy leasingowe nie wdrażają KSeF dlatego, że chcą. One wdrażają go dlatego, że muszą. Skala ich działalności, liczba faktur, automatyzacja procesów i wymogi regulacyjne powodują, że KSeF staje się dla nich jedynym sensownym kanałem wystawiania dokumentów.

Gdy leasingodawca przechodzi na KSeF, wszystkie faktury leasingowe zaczynają istnieć wyłącznie w tym systemie. Nie ma już „PDF-a wysłanego mailem jako głównego dokumentu”. Nie ma „kopii roboczej”. Jest jeden, prawnie skuteczny dokument – faktura ustrukturyzowana w KSeF.

I tu kończy się opowieść o tym, że mały przedsiębiorca „jeszcze nie musi”.

„Jeszcze nie muszę” nie oznacza „nie muszę wcale”

To jedno z najbardziej niebezpiecznych uproszczeń, jakie krążą dziś wokół KSeF.

Mały przedsiębiorca może nie mieć jeszcze obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Ale jeżeli jego kontrahent – leasingodawca – już wystawia faktury wyłącznie przez KSeF, to przedsiębiorca musi być w stanie je odebrać. Innej drogi po prostu nie ma.

Nie da się „nie korzystać” z KSeF, jeśli druga strona relacji już w nim działa.

To fundamentalna różnica, której nie wyjaśnia żaden prosty komunikat o terminach.

Luty, kwiecień i złudzenie wyboru

Daty graniczne bardzo dobrze wyglądają w prezentacjach i na infografikach. Gorzej w realnym biznesie.

Jeżeli leasingodawca zaczyna wystawiać faktury w KSeF w lutym, to dla przedsiębiorcy korzystającego z leasingu luty staje się faktyczną datą wejścia w system – niezależnie od tego, co mówi harmonogram dla jego kategorii podmiotów.

Kwiecień pozostaje datą formalną. Administracyjną. Prawną. Operacyjnie nie ma już żadnego znaczenia. Od lutego faktura leasingowa:

• powstaje w KSeF,
• tam uzyskuje numer,
• tam wywołuje skutki podatkowe.

I albo przedsiębiorca ma do niej dostęp, albo jej „nie widzi”, mimo że ona istnieje.

Co się dzieje, gdy firma nie jest gotowa

To nie jest scenariusz hipotetyczny. To jest dokładnie to, co już dziś zaczyna się dziać.

Leasingodawca wystawia fakturę. Faktura trafia do KSeF. Z punktu widzenia prawa wszystko jest poprawnie. System działa. Obowiązek został spełniony.

Po stronie przedsiębiorcy pojawia się cisza.

Nie ma maila. Nie ma PDF-a. Nie ma dokumentu w folderze „do księgowości”. Biuro rachunkowe nie ma czego zaksięgować, bo nie ma dostępu do systemu. Przedsiębiorca jest przekonany, że „faktura jeszcze nie przyszła”, podczas gdy ona już istnieje i biegną od niej terminy.

To jest moment, w którym KSeF przestaje być abstrakcją, a zaczyna być realnym ryzykiem operacyjnym.

Leasing obnaża prawdziwy charakter KSeF

Leasing jest jednym z pierwszych obszarów, w których widać, że KSeF nie jest systemem „dla chętnych”. To infrastruktura, która działa relacyjnie. Jeżeli jedna strona relacji jest w KSeF, druga nie ma wyboru – musi się dostosować. Nie dlatego, że prawo ją do tego zmusza. Dlatego, że inaczej traci dostęp do dokumentów, które mają bezpośredni wpływ na VAT, koszty i rozliczenia.

I to jest moment, w którym narracja o „łagodnym wdrożeniu” zaczyna się kruszyć.

Biuro rachunkowe i leasing – dodatkowy punkt zapalny

W wielu firmach faktury leasingowe nigdy nie trafiały bezpośrednio do przedsiębiorcy. Szły prosto do biura rachunkowego. To biuro pilnowało terminów, księgowało dokumenty, rozliczało VAT. W modelu KSeF ten schemat przestaje działać automatycznie.

Jeżeli biuro nie ma nadanych uprawnień w KSeF, faktura leasingowa formalnie istnieje, ale organizacyjnie „nie trafia nigdzie”. Nikt jej nie księguje. Nikt jej nie rozlicza. A przedsiębiorca często dowiaduje się o problemie dopiero wtedy, gdy coś się nie zgadza w deklaracji.

Dlaczego leasing wymusza przygotowanie „od pierwszego dnia”

Leasing jest szczególny, bo jest cykliczny. Faktury pojawiają się co miesiąc. Nie da się ich „odłożyć”. Nie da się powiedzieć: zajmiemy się tym później.

Jeżeli firma nie przygotuje dostępu do KSeF na moment, w którym leasingodawca zaczyna wystawiać faktury w tym systemie, problem nie będzie jednorazowy. Będzie się powtarzał co miesiąc. Narastał. Kumulował.

I bardzo szybko przestanie być problemem technicznym, a stanie się problemem księgowym i podatkowym.

KSeF przy leasingu – nie teoria, tylko praktyka

Leasing doskonale pokazuje, że KSeF nie działa według kalendarza pojedynczego przedsiębiorcy. Działa według relacji między podmiotami. Jeżeli jedna strona jest gotowa, druga musi nadążyć – nawet jeśli formalnie „jeszcze nie musi”.

To właśnie dlatego firmy, które przygotują się wcześniej, przechodzą ten etap niemal bezboleśnie. Dla nich KSeF staje się tłem. Infrastruktura działa. Dokumenty są tam, gdzie trzeba.

Dla pozostałych jest to pierwsze realne zderzenie z systemem, który nie pyta o gotowość, tylko po prostu zaczyna obowiązywać.