Krajowy System e-Faktur (KSeF) a faktury w walutach obcych

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w Polsce bardzo często współpracują z zagranicznymi kontrahentami. Dotyczy to zarówno dużych eksporterów, jak i freelancerów świadczących usługi dla klientów z Unii Europejskiej czy Stanów Zjednoczonych. W takich sytuacjach naturalne jest wystawianie faktur w euro, dolarach czy funtach brytyjskich.

KSeF przewiduje taką możliwość – w strukturze logicznej FA(2), która definiuje pola obowiązkowe i opcjonalne na fakturze, znajdują się miejsca zarówno na wskazanie waluty rozliczeniowej, jak i waluty przeliczeniowej. Oznacza to, że fakturę można wystawić w dowolnej walucie, ale równocześnie system wymaga wskazania wartości w złotówkach. Dzięki temu organy podatkowe mają spójne dane do celów kontroli i rozliczeń.

Kursy walut stosowane w KSeF

Podstawowym problemem, przed którym stają przedsiębiorcy, jest kwestia kursu, według którego należy przeliczyć walutę obcą na złote. Zasady te wynikają nie z samego KSeF, lecz z ogólnych przepisów ustawy o VAT i ustawy o PIT lub CIT.

Co do zasady przy wystawianiu faktur w walucie obcej stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego moment powstania obowiązku podatkowego. Oznacza to, że jeśli faktura jest wystawiana 10 stycznia, a obowiązek podatkowy powstaje w tym dniu, przedsiębiorca powinien użyć kursu z tabeli NBP z 9 stycznia. W KSeF kurs ten nie jest automatycznie pobierany – to podatnik musi zadbać o prawidłowe przeliczenie i uzupełnienie danych. System jedynie przechowuje wartości w obu walutach, ale nie dokonuje weryfikacji kursu.

Faktury mieszane – waluta obca i złotówki

W praktyce często zdarza się, że przedsiębiorcy wystawiają faktury częściowo w walucie obcej, a częściowo w złotówkach. Przykładem może być faktura dla kontrahenta zagranicznego, na której wynagrodzenie za usługę jest określone w euro, ale dodatkowe koszty (np. zwrot wydatków w Polsce) rozliczane są w PLN. Struktura KSeF przewiduje obsługę takich sytuacji – każda pozycja faktury może mieć własne oznaczenie waluty, a w podsumowaniu dokumentu podaje się wartości w walucie głównej oraz w złotych po przeliczeniu według odpowiedniego kursu.

VAT w walutach obcych

Szczególne znaczenie ma sposób prezentacji podatku VAT. Nawet jeśli faktura jest wystawiana w euro, to kwoty podatku muszą być zawsze wykazane również w złotych. Wynika to z tego, że rozliczenia podatkowe w Polsce prowadzone są w krajowej walucie. Oznacza to, że przedsiębiorca wystawiając fakturę na kwotę 1000 EUR + 23% VAT, musi obok kwoty 1230 EUR wskazać także równowartość podatku i całej transakcji w PLN. W praktyce najczęściej wygląda to tak, że na fakturze pojawia się tabela z kwotami w euro oraz ich przeliczeniem według kursu NBP.

Wyzwania techniczne i księgowe

Choć struktura KSeF jest teoretycznie przygotowana do obsługi walut obcych, w praktyce księgowość i systemy finansowe firm muszą zostać odpowiednio dostosowane. Największym wyzwaniem jest zautomatyzowanie procesu pobierania kursów walut i prawidłowego uzupełniania danych w fakturach. Ręczne wpisywanie wartości grozi pomyłkami, a KSeF przechowuje wszystkie dane w sposób niezmienialny – każda korekta wymaga wystawienia faktury korygującej.

Dodatkowo część przedsiębiorców wskazuje, że przy dużej liczbie transakcji w walutach obcych proces wystawiania faktur w KSeF jest bardziej czasochłonny niż w dotychczasowych systemach. Dlatego tak ważna staje się integracja z programami księgowymi, które automatycznie pobierają kursy NBP i generują dokumenty zgodne ze schematem FA(2).

Faktury w walutach a raportowanie JPK

Nie można zapominać, że dane z KSeF są automatycznie wykorzystywane do tworzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego. To oznacza, że wszelkie błędy w przeliczeniach walutowych będą widoczne nie tylko na poziomie faktury, ale również w raportach przesyłanych do organów podatkowych. Tym bardziej istotne jest, aby student, freelancer czy przedsiębiorca korzystający z KSeF miał świadomość, że przy fakturach w euro czy dolarach kluczowe znaczenie ma poprawne zastosowanie kursu i wykazanie podatku w złotówkach.

Przykład faktury w KSeF w walucie obcej

Załóżmy, że przedsiębiorca wystawia fakturę na usługę dla kontrahenta z Niemiec. Wartość usługi: 1000 EUR netto + 23% VAT = 1230 EUR brutto. Obowiązek podatkowy powstał 10 stycznia 2025 r., więc stosujemy kurs NBP z 9 stycznia: 1 EUR = 4,40 PLN.

Fragment struktury FA(2) w XML:

<Faktura>
  <Naglowek>
    <KodWaluty>EUR</KodWaluty>
    <DataWystawienia>2025-01-10</DataWystawienia>
  </Naglowek>

  <Podmiot1>
    <NIP>PL1234567890</NIP>
    <Nazwa>Firma Polska Sp. z o.o.</Nazwa>
  </Podmiot1>

  <Podmiot2>
    <NIPDE>DE987654321</NIPDE>
    <Nazwa>Firma Niemiecka GmbH</Nazwa>
  </Podmiot2>

  <Pozycje>
    <Pozycja>
      <NazwaTowaruUslugi>Usługa marketingowa</NazwaTowaruUslugi>
      <Ilosc>1</Ilosc>
      <CenaJednostkowa>1000.00</CenaJednostkowa>
      <CenaJednostkowaWaluta>EUR</CenaJednostkowaWaluta>
      <StawkaPodatku>23</StawkaPodatku>
      <KwotaNetto>1000.00</KwotaNetto>
      <KwotaVAT>230.00</KwotaVAT>
      <KwotaBrutto>1230.00</KwotaBrutto>
    </Pozycja>
  </Pozycje>

  <Podsumowanie>
    <WalutaFaktury>EUR</WalutaFaktury>
    <KursPrzeliczeniowy>
      <Waluta>EUR</Waluta>
      <DataKursu>2025-01-09</DataKursu>
      <KursNBP>4.40</KursNBP>
    </KursPrzeliczeniowy>

    <RazemNettoWaluta>1000.00</RazemNettoWaluta>
    <RazemVATWaluta>230.00</RazemVATWaluta>
    <RazemBruttoWaluta>1230.00</RazemBruttoWaluta>

    <RazemNettoPLN>4400.00</RazemNettoPLN>
    <RazemVATPLN>1012.00</RazemVATPLN>
    <RazemBruttoPLN>5412.00</RazemBruttoPLN>
  </Podsumowanie>
</Faktura>

Co tutaj jest kluczowe?

1. KodWaluty – na poziomie nagłówka określa, że faktura wystawiona jest w euro.
2. CenaJednostkowaWaluta – przy pozycji wskazujemy, w jakiej walucie podana jest cena.
3. KursPrzeliczeniowy – obowiązkowy element, gdy faktura jest w walucie obcej; trzeba wskazać kurs NBP i datę.
4. Podsumowanie – zawiera kwoty zarówno w walucie faktury (EUR), jak i w PLN po przeliczeniu.
5. VAT zawsze musi być pokazany w PLN – dlatego mamy zarówno 230 EUR, jak i 1012 PLN.

Podsumowanie

KSeF obsługuje faktury w walutach obcych, ale odpowiedzialność za prawidłowe przeliczenia spoczywa na przedsiębiorcy. System wymaga, aby każda kwota w walucie była równolegle wykazana w złotych. Podstawą przeliczenia jest kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego. Dla firm działających na rynkach międzynarodowych oznacza to konieczność precyzyjnego monitorowania kursów walut i odpowiedniego dostosowania systemów księgowych. Z punktu widzenia praktyki biznesowej największym wyzwaniem nie jest sama możliwość wystawienia faktury w euro czy dolarach, lecz zapewnienie, aby dane były poprawnie zapisane w systemie i nie generowały problemów przy rozliczeniach VAT czy raportach JPK.