Jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną?

Wystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSeF różni się od tradycyjnego wystawiania faktury w formie papierowej lub PDF. Faktura musi być utworzona w ściśle określonym formacie XML zgodnym z aktualnym schematem FA(2), a następnie przekazana do systemu KSeF, który nadaje jej identyfikator i umożliwia odbiór przez kontrahenta.

Przykładowy proces wygląda następująco:

1. Przygotowanie faktury
   Użytkownik wprowadza dane sprzedażowe w systemie fakturującym (np. ERP, aplikacja biurowa, platforma online). System musi umożliwiać eksport dokumentu do XML w formacie zgodnym ze schematem Ministerstwa Finansów.
   
2. Wysłanie faktury do KSeF
   Dokument XML trafia do KSeF za pośrednictwem API lub interfejsu webowego. System dokonuje automatycznej walidacji – sprawdza poprawność struktury i zgodność danych.
   
3. Nadanie numeru KSeF i potwierdzenie przyjęcia
   Jeśli faktura jest poprawna, KSeF nadaje jej unikalny numer (identyfikator KSeF) oraz rejestruje ją w systemie. Wystawiający otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).
   
4. Umożliwienie dostępu odbiorcy
   Faktura jest automatycznie udostępniana kontrahentowi. Może on ją pobrać przez swój system zintegrowany z KSeF lub przez interfejs użytkownika.
   
5. Archiwizacja i integracja z księgowością
   Faktura nie musi być już przechowywana w archiwum firmowym – przez 10 lat jest dostępna w KSeF. Można ją zintegrować z systemami księgowymi w celu zaksięgowania i raportowania.
   

Wystawienie faktury przez KSeF to proces zautomatyzowany, który minimalizuje błędy, przyspiesza rozliczenia i jest uznawany za bezpieczny oraz zgodny z przepisami.