Podstawy prawne KSeF oraz obowiązujące akty i nowelizacje

Funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) opiera się na przepisach prawa krajowego, które zostały wielokrotnie nowelizowane, aby umożliwić pełną cyfryzację obiegu faktur VAT w Polsce. Wprowadzenie KSeF to element szerszej strategii transformacji cyfrowej polskiej administracji skarbowej, w której priorytetem jest zwiększenie transparentności, ograniczenie nadużyć oraz ułatwienie rozliczeń podatkowych.

Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady działania KSeF jest:

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tzw. ustawa o VAT) – to w niej wprowadzono definicję faktury ustrukturyzowanej oraz wskazano, że może być wystawiana i odbierana za pośrednictwem KSeF.
  

Kolejne zmiany legislacyjne wprowadzały nowe mechanizmy, terminy i obowiązki związane z e-fakturowaniem:

• Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw – formalnie umożliwiła wdrożenie KSeF jako rozwiązania fakultatywnego od 1 stycznia 2022 r.
  
• Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. – to jedna z kluczowych nowelizacji, która wprowadziła przepisy wykonawcze dotyczące m.in. formatów faktur, zasad nadawania uprawnień i organizacji systemu.
  
• Rozporządzenia Ministra Finansów, takie jak:
  
  • Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF – precyzuje kwestie techniczne, m.in. uwierzytelnianie, strukturę dokumentów, identyfikatory.
    
  • Rozporządzenie w sprawie metodyki i struktury faktury ustrukturyzowanej (FA(2)) – zawiera szczegółową specyfikację techniczną XML.
    

Warto dodać, że terminy obowiązkowego wdrożenia systemu ulegały zmianie – ostatnie przesunięcie miało miejsce w 2024 roku, kiedy ogłoszono, że KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla czynnych podatników VAT. Odroczenie to wynikało z konieczności dopracowania funkcjonalności systemu oraz zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa.

Wszystkie powyższe przepisy są dostępne w Dzienniku Ustaw i regularnie aktualizowane, dlatego warto śledzić ich zmiany na stronie Ministerstwa Finansów lub w ISAP.