Faktura dla klienta zagranicznego – UE i poza UE, krok po kroku

Krótka odpowiedź: kluczowe są dwa pytania – czy kontrahent jest z UE i czy sprzedajesz towar, czy usługę. Firmie z UE z ważnym numerem VAT UE (sprawdź w VIES) wystawiasz fakturę bez polskiego VAT: przy towarach jako WDT ze stawką 0% (przy spełnieniu warunków dokumentacyjnych), przy usługach B2B – z adnotacją „odwrotne obciążenie” (VAT rozlicza nabywca). Poza UE: eksport towarów 0% (z dokumentem wywozu) lub usługi poza polskim VAT. Szczegóły i elementy faktury poniżej.

Zanim wystawisz: dwie weryfikacje

1. Rejestracja VAT-UE – do transakcji wewnątrzunijnych potrzebujesz przedrostka PL przed NIP (rejestracja na VAT-R, bezpłatna).
2. Numer kontrahenta w VIES – ważny numer VAT UE nabywcy to warunek stawki 0%/odwrotnego obciążenia; zrzut z weryfikacji zachowaj w dokumentacji.

Firma z UE – towary (WDT) i usługi (reverse charge)

Towary (WDT): stawka 0% przy łącznym spełnieniu warunków – obie strony zarejestrowane do VAT-UE, towar faktycznie wywieziony do innego kraju UE i masz na to dowody (dokumenty przewozowe), a transakcję wykazujesz w informacji podsumowującej VAT-UE. Usługi B2B: co do zasady miejsce opodatkowania jest w kraju nabywcy – faktura bez VAT, z adnotacją „odwrotne obciążenie” (mechanizm opisujemy szerzej w artykule o odwrotnym obciążeniu).

Kontrahent spoza UE

Eksport towarów: stawka 0% pod warunkiem potwierdzenia wywozu poza UE (komunikat IE-599 z systemu celnego). Usługi: dla firm spoza UE co do zasady poza polskim VAT (miejsce świadczenia u nabywcy) – na fakturze bez stawki, z właściwą adnotacją. Konsumenci (B2C) rządzą się osobnymi zasadami – przy sprzedaży cyfrowej wchodzi procedura OSS.

Waluta, język i KSeF

Fakturę możesz wystawić w obcej walucie (VAT wykazujesz dodatkowo w złotych po kursie NBP – zasady w artykule o fakturach walutowych w KSeF) i w obcym języku. Dokument i tak wystawiasz w KSeF – zagraniczny kontrahent nie korzysta z systemu, więc przekazujesz mu wizualizację faktury (PDF z kodem QR).

Faktura zagraniczna bez ryzyka błędu w adnotacjach

W Mizzox wybierasz typ transakcji, a program pilnuje adnotacji, waluty i przeliczenia – faktura dla Berlina czy Nowego Jorku schodzi tak samo szybko jak krajowa (za darmo).

Szerzej w przewodniku: wszystko o KSeF w jednym miejscu.

W praktyce: wystawianie e-faktur do KSeF w Mizzox.

FAQ

Jaką stawkę VAT na fakturze dla firmy z UE?

Przy WDT – 0% po spełnieniu warunków (VAT-UE obu stron, dowody wywozu); przy usługach B2B – bez polskiego VAT, z adnotacją „odwrotne obciążenie”.

Jak sprawdzić kontrahenta z UE?

W systemie VIES Komisji Europejskiej – ważny numer VAT UE nabywcy jest warunkiem preferencyjnego rozliczenia; zachowaj potwierdzenie weryfikacji.

Czy faktura dla zagranicznego klienta idzie do KSeF?

Tak – obowiązek dotyczy polskiego wystawcy. Kontrahentowi przekazujesz wizualizację (np. PDF z QR), bo on z KSeF nie korzysta.

Czy można wystawić fakturę w euro i po angielsku?

Tak – waluta i język są dowolne; kwoty VAT wykazuje się dodatkowo w złotych po właściwym kursie NBP.