Jakie dokumenty muszę przechowywać jako przedsiębiorca i jak długo?

Przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania dokumentów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. To obejmuje faktury, umowy, dokumenty księgowe i inne istotne akta.

Rodzaje dokumentów, które musisz przechowywać:

1. Faktury sprzedaży i zakupu — przechowuj przez 5 lat od końca roku podatkowego.
2. Dokumenty księgowe — takie jak Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR), deklaracje VAT, PIT/CIT.
3. Umowy i kontrakty — powinny być przechowywane przez cały czas trwania umowy oraz przez okres 5 lat od zakończenia współpracy.
4. Dokumentacja pracownicza — w tym umowy, zgłoszenia do ZUS, ewidencja czasu pracy.
5. Dokumenty majątkowe — np. umowy leasingowe, zakupy środków trwałych.

Jak długo przechowywać dokumenty?

• Zasadniczo wszystkie dokumenty powinny być przechowywane przez 5 lat od końca roku, w którym dotyczące ich zobowiązania podatkowe zostały rozliczone.
• Dokumenty dotyczące zatrudnienia i umów powinny być przechowywane przez cały okres trwania stosunku pracy, a następnie przez 5 lat.

Elektronizacja dokumentów:

• W przypadku przechowywania dokumentów w wersji elektronicznej, upewnij się, że spełniają one wymagania prawne (np. podpis elektroniczny).
• Bezpieczne przechowywanie – zarówno papierowe, jak i elektroniczne dokumenty powinny być przechowywane w odpowiednich warunkach: np. w archiwum, na zabezpieczonych serwerach.